Jednym z udogodnień, jakie dla administratorów danych wprowadzają znowelizowane przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, jest zwolnienie z obowiązku rejestracji u Generalnego Inspektora tych zbiorów danych, które nie są prowadzone z wykorzystaniem systemów informatycznych. Z tego zwolnienia nie można skorzystać jedynie wówczas, gdy w zbiorze przetwarzane są tzw. dane szczególnie chronione, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy, a więc m.in. takie jak: dane o stanie zdrowia, przynależności partyjnej lub związkowej, poglądach politycznych czy przekonaniach religijnych.
– Fakt, że u Generalnego Inspektora nie trzeba rejestrować zbiorów danych, jeżeli są one prowadzone w formie papierowej, to niezwykle poważne ułatwienie dla dziesiątek tysięcy małych firm, np. zakładów rzemieślniczych, spółdzielni czy wspólnot mieszkaniowych – mówił minister Andrzej Lewiński, zastępca Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) w czasie rozmowy z redaktorem Arkadiuszem Ekiertem z Redakcji Gospodarczej Polskiego Radia.
Minister wskazywał też, że prowadzonych zbiorów nie trzeba będzie zgłaszać do rejestracji u Generalnego Inspektora ani dokonywać aktualizacji takich zgłoszeń również wówczas, gdy administrator danych powoła administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) i zgłosi go Generalnemu Inspektorowi do rejestracji. Warunkiem jest, by w zbiorach tych nie były przetwarzane dane szczególnie chronione.
Decyzja o powołaniu ABI będzie należała do administratora danych. Jeżeli uzna on, że jest w stanie samodzielnie zadbać o prawidłowe przetwarzanie danych i zapanować nad tym procesem, nie musi tego robić. Jednak, jak wskazywał minister Andrzej Lewiński, w pewnych przypadkach nie tylko warto, ale wręcz należałoby powołać ABI, który mając odpowiednią wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych, wspomoże administratora danych w sprawowaniu nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych w firmie.